مستندات

 

  

   از آغاز تاکنون 1  و   2

   راهنمای کاربران

   راهنمای مدیریت سیستم
   راهنمای مدیر محلی

   راهنمای تصویری

   کلیه تنظیمات سیستم

   اسلاید آموزشی

   فیلم آموزشی ( 1 و 2 و  3)

   آمار سیستم  تیرماه 91

   آمار ( آرشیو )

سیستم اتوماسیون مکاتبات اداری

  

نقش اطلاعات در آگاهي و جهت‌گيري صحيح سازمان‌ها بر کسي پوشيده نيست. اطلاعات دقيق و به موقع منجر به تصميم‌گيري صحيح و بهره‌گيري از فرصت‌ها مي‌گردد. از سوي ديگر زيان ناشي از سستي و آشفتگي جريان اطلاعات، مهلک و گاه غير قابل جبران است.

در اين راستا، سازمان‌هاي موفق و پويا به تقويت بستر ارتباطي خود مي‌پردازند. يکي از مهمترين و کارآمدترين روش‌هاي ارتقا کيفيت جريان اطلاعات در سازمان، که اثرات مطلوب خود را در زماني کوتاه نمايان مي‌سازد، بهينه سازي نظام گردش مکاتبات است. چرا که انبوه دستورات، گزارشات، استانداردها، اخبار و اغلب داده‌هايي که منجر به آگاهي و تصميم‌گيري يک سازمان مي‌گردد، در غالب مکاتبات به جريان درمي‌آيد. بدون شک ارتقا نظام گردش ‌مکاتبات يک سازمان، گامي بزرگ در جهت افزايش راندمان سازمان، است. اين مهم توسط حرکت بسوي اهداف زير تامين مي‌گردد:

- افزايش چشمگير سرعت جريان مکاتبات

بهره‌گيري از بستر ارتباطات الکترونيکي و خطوط پر سرعت مخابراتي، صرفه‌جويي در زمان، و کاهش هزينه‌هاي مربوطه را به ارمغان مي‌آورد. جريان سريع مکاتبات، سازمان را چابک نموده و بر انجام امور سرعت مي بخشد.

- افزايش سيستم‌پذيري سازمان با تعريف فرم و مديريت گردش فرم

 فرم اداري، راهکاري توانا در شکل دهي و کنترل جريان اطلاعات است. همواره امور در قالب فرم، ساده تر و دقيق تر به انجام مي رسند.

طراحي فرم‌هاي الکترونيکي که قادر به اعتبار سنجي داده‌هاي ورودي هستند، و به جريان انداختن فرمهاي فوق توسط گردش‌کار، و سپس ارائه گزارشات بر اساس داده‌هاي مندرج در فرم‌ها، قابليت توسعه مکانيزاسيون در سازمان را بهبود مي بخشد.

سازمان براي مکانيزه کردن امور خود، اقدام به طراحي فرم مي‌نمايد. همچنين گزارشاتي را بر اساس نياز خود و داده‌هاي موجود در فرم‌هاي ذکر شده، طراحي و استخراج مي‌نمايد.

بدين ترتيب سازمان با ارتقا بهره‌برداري از فرم‌هاي کاغذي ، به فرم‌هاي الکترونيکي و دريافت گزارشات به لحظه، خود اقدام به مکانيزاسيون بخش‌هاي تحت پوشش مي‌نمايد.

- ارجاع دقيق نامه به مرجع ذي صلاح

با تعريف گردش کار، از ارجاع نامه به مراجع غير مسئول جلوگيري مي گردد. بدين ترتيب امور فقط مسير تعيين شده خود را طي مي‌کنند. جلوگيري از سردرگمي کارها و بوجود آوردن جرياني صحيح و مشخص براي امور معين، از اتلاف انرژي و زمان جلوگيري نموده و گامي درجهت افزايش کيفيت پاسخگويي سازمان به وظائف محوله است.

- جلوگيري از معلق ماندن نامه‌ها

نظارت سيستمي بر پيشرفت مکاتبات، از معلق ماندن امور جلوگيري مي‌کند. همواره امور در دست اقدام، قابل شناسايي و پيگيري هستند. کاري فراموش نمي گردد. تاخير در انجام امور نيز بسرعت شناسايي گرديده و راندمان عمومي سازمان افزايش مي يابد.

- افزايش چشمگير سرعت دستيابي به مکاتبات و سوابق

بهره گيري از ماشين افزايش کارايي در جستجو و رديابي مکاتبات را به ارمغان مي آورد.

جستجو ميان انبوه دفاتر و پرونده‌ها، جاي خود را به استفاده آسان از موتورهاي هوشمند جستجو مي‌دهد.

دسترسي آسان و سريع به اطلاعات مندرج در مکاتبات، حافظه جمعي سازمان را تقويت نموده و اشراف و احاطه بر سوابق امور را، ممکن مي‌سازد.

- افزايش صحت داده ها و حفظ يکپارچگي اطلاعات

جلوگيري از مخدوش شدن و صدمه ديدن مکتوب، و حفظ ضمائم آن، درستي و يکپارچگي اطلاعات را تضمين مي‌کند. حفظ نسخ اصلي، گامي در جهت حفظ سلامت داده‌هاست. امکان تهيه نسخ پشتيبان، قابليت حفظ و مصون داشتن داده ها از صدمات ناشي از حوادث عمدي يا سهوي را افزايش مي‌دهد.

- حفظ محرمانگي نامه ها

تفکيک دقيق دسترسي کاربران، بکمک بهره گيري از مکانيزمهاي ويژه کنترل دسترسي، گامي در جهت ارتقا امنيت مکاتبات محرمانه، و حفظ اسرار سازمانها است. کنترل دقيق و فراگير بر گردش مکاتبات، و جلوگيري از دستيابي غير مجاز به اسناد الکترونيکي با بهره گيري از بهترين روشهاي حفظ اسرار سازمان و طبقه بندي اطلاعات گامي مهم در جهت پاسداري از دانش سازمان و حيثيت شغلي پرسنل مي باشد.

- صرفه جويي در کاغذ و فضاي کاري

بهره‌برداري از ظرفيتهاي بي‌پايان و ارزان حافظه‌هاي‌ الکترونيکي، نياز به بايگاني‌هاي حجيم کاغذي را کاهش ميدهد. صرفه‌جويي در مصرف کاغذ و فضاي کاري، راهکاري کارآمد براي کاهش هزينه‌هاي سازمان است.

- غلبه بر محدوديتهاي مکاني و زماني

بهره‌گيري از وب جهاني، بهره‌برداري مستقل از مکانهاي اداري معمول را ميسر مي سازد. امور سازمان توسط کاربران مربوطه در تمامي ايام، و مکانها انجام مي پذيرد و بهره وري افزايش مي يابد.

 

D o c u . N e t یک سیستم نرم افزاری وب بنیاد است.  معماری سیستم برای پاسخگویی به انبوه کاربران،  بصورت مرکزیت یافته (Centralized) بر اساس قابلیتهای ذاتی وب، طراحی شده است.   

تولد سیستم D o c u . N e t در سال 1379 بر روی محیط های اینترانت (وب نیتیو) آغاز شد. در سال 1380 این سیستم طبق قراردادی به ستاد مشترک ارتش جمهوری اسلامی ایران، ارائه شد. در دی ماه سال 1381 در نمایشگاه صادرات نرم افزار، تقدیرنامه ای مبنی بر بهترین نرم افزار وب بنیاد را دریافت کرد.

در سال 1382 به عنوان بهترین راه حل وب بنیاد، توسط سازمان بورس اوراق بهادار در سطح کشور مورد استفاده قرار گرفت. در سال 1383 نسخه اراکل و جاوا نیز تولید و در اختیار سازمانهایی مانند، بانک کارآفرین، سازمان آب و برق خوزستان ... قرار گرفت.

 

 

 

لایفری پرتال